Geschreven door: Sharina Vink, Senior HX professional bij Rvdb

In deze case lees je hoe Sharina Vink een jaar lang als HR Business Partner werkte binnen een landelijke organisatie met verspreide locaties en een grote diversiteit aan medewerkers.

Wat begon als een tijdelijke opdracht ter ondersteuning van een HR-team met hoge werkdruk, groeide uit tot een veelzijdige rol met grote impact. Ik nam eigenaarschap over cruciale HR-projecten, begeleidde een grote groep nieuwe medewerkers tijdens een overname en droeg bij aan efficiëntere processen en een mensgerichte werkwijze binnen de organisatie.  

In september 2024 startte ik bij een landelijke organisatie met veel klantcontact en een grote diversiteit aan medewerkers, ruim 1.400 in totaal, verspreid over het hele land. Ik werd ingezet als vliegende keep: iemand die inspringt waar nodig, om continuïteit te waarborgen en de werkdruk binnen het team te verlichten.

De uitdaging 

Ik kwam terecht in een HR-team dat onder druk stond door veranderende structuren en een grote operationele dynamiek. Er was geen vast takenpakket; de opdracht was om overal te kunnen bijspringen waar de druk het hoogst was, zonder dat op voorhand vastlag hoe die rol zich zou ontwikkelen. 

Rol en aanpak

Mijn aanpak was vanaf het begin mensgericht en flexibel. In plaats van mij vast te pinnen op één regio of taak, kreeg ik de ruimte om breed mee te draaien: van contractbeheer en casuïstiek tot projecten en onboarding.

Na vier maanden kreeg ik, mede door eigen initiatief, de kans om een overnameproject te leiden én kreeg ik een eigen regio toegewezen. Na verloop van tijd kwam daar een tweede regio bij, in totaal zo’n 35 stations in Zeeland en Brabant. Ik voorzag de stationsmanagers en twee regiomanagers van advies en support, en bleef daarnaast HR-zaken opvangen voor andere regio’s.  

HX in de praktijk – mensgericht werken

Mijn HX-aanpak zit ‘m in de dagelijkse keuzes: oog hebben voor de mens achter de medewerker, doorvragen en ondersteuning bieden waar nodig. In plaats van mij vast te pinnen op één regio of taak, koos ik ervoor breed betrokken te blijven van contractbeheer en casuïstiek tot projecten en onboarding. Zo bleef ik dicht bij wat er op de werkvloer speelde, ook toen mijn regio steeds groter werd.

Een sprekend voorbeeld was de onboarding van 120 nieuwe collega’s na een overname. In plaats van dit puur digitaal te regelen, bezochten we in twee weken tijd locaties door het hele land om iedereen persoonlijk welkom te heten, contracten toe te lichten en vragen te beantwoorden. Die persoonlijke benadering maakte zichtbaar verschil in betrokkenheid en vertrouwen bij de nieuwe collega’s.

Diezelfde aanpak paste ik toe in complexere situaties, zoals arbeidsconflicten, langdurig verzuim en VSO-trajecten. Juist daar telt hoe je het gesprek voert: met aandacht voor de persoon, niet alleen voor het dossier. Door actief te sparren met collega’s binnen én buiten de organisatie durfde ik dat gesprek steeds vaker aan te gaan, ook wanneer een situatie spannend of complex was.

Behaalde resultaten

In deze opdracht heb ik in een jaar tijd bijgedragen aan de ontwikkeling van het team en de verdere professionalering van HR: 

• Betrokken bij twee grote systeemimplementaties (Workday & tijdregistratie), gericht op efficiëntere processen en lagere werkdruk
• Medeverantwoordelijk voor de succesvolle integratie van 120 nieuwe medewerkers na een overname, inclusief persoonlijke onboarding
• Project opgestart voor 100-dagenfeedback en exitvragenlijsten, gericht op leren en verbeteren
• Actieve rol in complexe casuïstiek, met duurzame oplossingen en oog voor de mens
• Ondersteuning bij de landelijke uitrol van een servicegame, gericht op klantgericht gedrag

Inzichten en impact

Deze opdracht was de meest dynamische als HX-professional tot nu toe.

Ik kreeg de ruimte om mezelf te ontwikkelen in uitdagende casuïstiek, zoals arbeidsconflicten, langdurig verzuim en VSO-trajecten. Door actief te sparren met collega’s binnen én buiten de organisatie durfde ik steeds vaker het gesprek aan te gaan in situaties die spannend of complex waren.

Wat ik vooral meeneem is het belang van heldere, toegankelijke communicatie. Door continu af te stemmen en te vertalen tussen beleid en praktijk, groeide mijn vermogen om met verschillende doelgroepen te verbinden. Ook leerde ik dat lef en nieuwsgierigheid onmisbaar zijn: durf door te vragen, durf te reflecteren en blijf menselijk, juist als het druk of ingewikkeld wordt.

Wat begon als een tijdelijke opdracht, groeide uit tot een veelzijdige en leerzame ervaring waarin ik mijn ei kwijt kon in zowel de menselijke kant als de complexe HR-uitdagingen.