Een fundamentele verandering in de HR backoffice en bijbehorende werkprocessen

Geschreven door: Evy van der Plas, HX professional bij Rvdb, februari 2025

Op 1 december 2024 implementeert Eiffel Projects een nieuw HR systeem: AFAS. De overstap van het oude systeem, Dynamics, naar AFAS betekent een fundamentele verandering in de HR backoffice en bijbehorende werkprocessen. Met aandacht, visie en een mensgerichte aanpak heeft Eiffel Projects laten zien dat innovatie en mensgerichtheid hand in hand gaan.

Uitdaging

De overstap van Dynamics naar AFAS brengt uitdagingen met zich mee, maar biedt tegelijkertijd kansen voor groei en verbetering. Het is essentieel dat HR alle gegevens nauwkeurig en volledig migreert, zodat de continuïteit van de processen gewaarborgd blijft. Daarnaast vraagt de overstap om een herziening van de werkprocessen en een heldere, stapsgewijze begeleiding van medewerkers. Door deze transitie als een gezamenlijke ontdekkingsreis te benaderen, creëren we draagvlak en stimuleren we acceptatie. We geloven in een energieke en inspirerende aanpak waarbij elke betrokkene zich gesteund en gehoord voelt.

Mijn rol en aanpak

Als HR Officer heb ik een coördinerende en ondersteunende rol gespeeld in deze verandering. Met een nieuwsgierige en mensgerichte houding stond ik klaar voor medewerkers en performance managers om vragen te beantwoorden en onzekerheden weg te nemen. Ik voerde nauwkeurige data checks uit om de kwaliteit en juistheid van de migratie te waarborgen. Daarnaast herschreef en optimaliseerde ik handleidingen, zodat iedereen op een toegankelijke manier met het nieuwe systeem kon werken.

Door proactieve en transparante communicatie hebben mijn collega’s en ik gezorgd voor een soepele start. De eerste week na de implementatie stond in het teken van intensieve ondersteuning en het gezamenlijk ontdekken van de nieuwe mogelijkheden. Zo hebben we een positieve en energieke sfeer gecreëerd waarin medewerkers met vertrouwen en enthousiasme aan de slag konden met AFAS.

Mijn lessen en inzichten

Deze vier maanden hebben mij laten inzien dat verandering vraagt om flexibiliteit, doorzettingsvermogen en een visionaire blik. Het beheersen van twee verschillende HR systemen in korte tijd was uitdagend, maar door mijn leergierige houding en een gestructureerde aanpak werd dit een waardevolle ervaring.

Een belangrijke les was het herkennen van mijn rol als gids voor medewerkers. Omdat ik dagelijks met het nieuwe systeem werkte, werd het voor mij al snel vertrouwd. Maar dat geldt natuurlijk niet per se voor anderen, die er niet dagelijks mee werken. Het vereiste geduld, heldere uitleg en een maatwerkbenadering om medewerkers mee te nemen in de verandering. Zo kwam ik tot het besef dat HR niet alleen een vraagbaak is, maar ook een strategische partner die bruggen slaat tussen medewerkers, systemen en applicatie-experts.