Geschreven door: Anne Roebbers, HX professional bij Rvdb

In deze business case lees je hoe Anne Roebbers als interim HR-professional bij Rvdb bij een groeiende organisatie het operationele HR overnam en zorgde dat het personeelssysteem AFAS daadwerkelijk ging draaien. Door persoonlijke aandacht, korte communicatielijnen en eigenaarschap zorgde ik dat managers het systeem gingen gebruiken en bouwde ik vertrouwen op binnen de organisatie.

Bij de organisatie waar ik aan de slag ging, bestond de HR-afdeling ongeveer drie jaar. In het begin deed één persoon dit werk, maar naarmate de organisatie groeide, groeide ook de behoefte aan ondersteuning. Er was eerder een collega aangenomen, maar die match bleek achteraf niet de juiste. Daarna is bewust gekozen voor een Rvdb profiel in plaats van een eigen wervingsproces, zodat de organisatie zeker wist dat ze iemand in huis haalden die het werk aankon. Dat is de reden dat ik ben gestart: ondersteuning bieden aan de afdeling en meegroeien met de organisatie. 

De uitdaging 

De HR-afdeling bestond uit twee mensen, en veel van het werk ging nog behoorlijk ouderwets: contracten opstellen en mutaties verwerken deed ik grotendeels handmatig. Daarnaast had de organisatie het systeem AFAS al aangeschaft, maar het werd nauwelijks gebruikt. De uitdaging was tweeledig: het operationele HR-werk goed laten draaien én AFAS daadwerkelijk laten landen bij een groep van tien managers die niet allemaal even technisch waren aangelegd. Het ging dus niet alleen om implementeren, maar om vertalen tussen de organisatie en de techniek. 

Rol en aanpak

Mijn rol was breed. Ik deed het volledige operationele HR-werk: vragen van medewerkers kwamen bij mij binnen via de mailbox, ik stelde contracten op en verwerkte mutaties. Daarnaast trok ik de implementatie van AFAS naar mij toe en zorgde ik dat het systeem gebruiksvriendelijker werd voor de managers. 

De organisatie werkte heel direct. Er was weinig ruis en veel korte, informele afstemming. Ik werkte daarnaast samen met een consultant, en ook daar hield ik de lijnen kort. Na de implementatie van AFAS ben ik met alle managers individueel gaan zitten om het systeem te laten zien en feedback op te halen. Daar kwamen concrete dingen uit, bijvoorbeeld dat bepaalde termen anders werden begrepen dan bedoeld. Die feedback verwerkte ik direct. 

Niet elke manager reageerde hetzelfde. Sommigen hadden weerstand en waren daar ook duidelijk over: dit werkt voor mij niet. Anderen, vaak de managers met meer ervaring, waardeerden juist dat er minder handelingen nodig waren. Iedereen had een mening en een voorkeur, en ik moest die serieus nemen zonder het overzicht te verliezen. Met tien managers moest een aanpassing voor iedereen werken, niet alleen voor degene die het hardst zijn wens uitte. 

HX in de praktijk – mensgericht werken

Wat het werk voor mij leuker maakte, was de persoonlijke aandacht. Het was geen grote organisatie, dus ik kende iedereen goed. Dat gebruikte ik bewust: ik bewoog een beetje mee met de manier van communiceren van de ander, of dat nu direct en kort was of juist met wat meer toelichting. 

Ik zat individueel met managers om input op te halen en liet daarna ook zien wat ik met die input had gedaan: vorige keer zei je dit, ik heb het nu zo gedaan, is het duidelijk? Die terugkoppeling zorgde voor vertrouwen. 

Dat vertrouwen ging verder dan het AFAS-project. Als HR ben je al snel een buitenstaander, iemand bij wie je oppast wat je zegt. Ik merkte dat collega’s toch naar mij toe kwamen om iets te bespreken, met de vraag om het niet met anderen te delen. Dat is een van de dingen waar ik het meest trots op ben: dat mensen mij zagen als collega, niet als de afdeling die alleen langskomt bij slecht nieuws.  

Behaalde resultaten

In deze opdracht heb ik gerealiseerd: 

• Grondlegging van de digitalisering van AFAS: van aangeschaft maar ongebruikt naar een systeem dat managers daadwerkelijk gebruikten
• Individuele feedbackrondes met alle tien managers, met concrete aanpassingen als resultaat
• Volledig operationeel HR-beheer: contracten, mutaties en de mailbox
• Een vertrouwensband met medewerkers en managers door de hele organisatie heen
• Bijgedragen aan een prettiger imago van de HR-afdeling binnen de organisatie

Inzichten en impact

Deze opdracht heeft me vooral iets geleerd over snelheid, secuurheid en eigenaarschap, drie dingen die binnen de organisatie steeds werden benadrukt. Ik merkte dat ik sneller ging afmaken wat ik eerder misschien had laten liggen: gewoon even doen en doorgaan. 

Het AFAS-dossier werd echt van mij. De andere HR-collega verwees mensen met AFAS-vragen door naar mij, en dat gaf me een soort zelfverzekerdheid: ik wist waar ik het over had, en dat was mijn eigen expertise. 

Qua impact heb ik gezorgd dat een systeem dat op de plank lag daadwerkelijk ging draaien, en dat een groep managers die niet allemaal even technisch was aangelegd, er wél mee uit de voeten kon. Minstens zo belangrijk vind ik dat ik heb bijgedragen aan hoe HR binnen de organisatie werd gezien: niet als afdeling om voorzichtig mee te zijn, maar als plek waar je gewoon even kunt binnenlopen.