Geschreven door: Kjeld Verhage, HX professional bij Rvdb, november 2025

In deze case lees je hoe Kjeld Verhage als interim HR System Administrator bij Vermaat Groep bijdroeg aan het optimaliseren van HR processen op het snijvlak van mens en technologie. Wat begon als een tijdelijke vervanging groeide uit tot een langdurige opdracht waarin hij AFAS processen verbeterde, de gebruikservaring voor medewerkers versterkte en de samenwerking tussen HR en IT naar een hoger niveau tilde. Met een mensgerichte blik op techniek maakte hij impact op efficiëntie, beleving en verbinding binnen de organisatie.

In maart 2025 begon ik bij Vermaat Groep als interim HR System Administrator. Wat in eerste instantie een tijdelijke opdracht was ter vervanging van zwangerschapsverlof, groeide uit tot een verlengde opdracht tot eind 2025. De reden? De behoefte aan structurele verbeteringen op het snijvlak van HR, IT en procesoptimalisatie, die aansluit bij de behoeften van zowel HR, managers als medewerkers.

Uitdagingen bij de start: werkbaar, maar niet werkbaar genoeg

Vermaat is een grote organisatie met meer dan 7.500 medewerkers en een hoge doorloop. De bestaande processen in AFAS waren technisch functioneel, maar sloten niet altijd aan op de belevingswereld van de eindgebruikers. Binnen het onboardingsproces werd duidelijk dat het aanleveren van gegevens voor nieuwe medewerkers niet altijd even vanzelfsprekend was, wat in sommige gevallen leidde tot vertragingen of onvolledige informatie. Ook andere administratieve processen, zoals de  verwerking van cao-wijzigingen en harmonisatie processen bij overnames, vroegen om betere inrichting en controle.

Mijn rol en aanpak: van systeembeheerder tot bruggenbouwer

In mijn rol als a.i. HR System Administrator vervulde ik een projectmatige, verbindende functie tussen HR, IT en de operatie. Ik vertaalde HR wensen naar concrete, haalbare oplossingen in AFAS. Mijn aanpak kenmerkte zich door structuur, samenwerking en een sterk mensgericht kompas.

Mijn werk bestond uit:

• Analyseren en optimaliseren van processen (o.a. onboarding, cao-wijzigingen, registratie van bedrijfseigendommen);;
• Inrichten en aanpassen van AFAS op basis van wetgeving en gebruikersbehoeften;
• Testen, implementeren en uitrollen van nieuwe functionaliteiten;
• Coördineren van afstemming tussen HR, IT, management en eindgebruikers; Fungeren als eerste aanspreekpunt bij technische HR vraagstukken.

HX in de praktijk: processen zijn menswerk

Hoewel mijn opdracht technisch van aard was, stond Human Experience (HX) centraal. Technologie werkt namelijk pas goed als mensen zich erin herkennen.

Toegankelijkheid: Ik hield actief de deur open – letterlijk. Toen een medewerker technische problemen had en ik voorstelde mee te kijken, kwam hij, na een lange reis, langs op kantoor. Een onverwachte maar waardevolle ontmoeting.

Empathie en realisme: HX betekent niet “de medewerker krijgt altijd gelijk”, maar wel dat je samen zoekt naar werkbare oplossingen waar iedereen zich in kan vinden.

Testen met echte gebruikers: Alleen zo ontdek je of iets écht werkt.

Voorbeeldprojecten & behaalde resultaten:

Vernieuwd onboardingsproces
Van intake tot loonheffing: een volledig digitale flow, gebruiksvriendelijk ingericht en afgestemd op medewerkers met weinig digitale ervaring. Ik testte het proces met eindgebruikers en rolde het samen met het HR supportteam succesvol uit.

Automatisering van brievenfunctionaliteit
Brieven zoals contracten worden nu automatisch gegenereerd en verstuurd in bulk. Resultaat: van handmatig werk voor 30 medewerkers naar één druk op de knop, wat resulteerde in honderden bespaarde uren per jaar.

Persoonlijke pensioencommunicatie
Voor medewerkers van 60 jaar en ouder is nu proactieve en begrijpelijke pensioeninformatie beschikbaar, wat leidt tot meer inzicht en waardering.

Verbeterde datakwaliteit bij medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)
De data van eerdere medewerkerstevredenheidsonderzoeken was lastiger te gebruiken. Dankzij een nieuwe categorisatie is het nu mogelijk om locatiegericht en concreet te sturen op verbeterpunten.

Inzichten & impact

Deze opdracht leerde me dat technische kennis alleen niet genoeg is. Juist het combineren van systemen, processen én de menselijke maat maakt het verschil. In een organisatie van deze omvang, waar een kleine systeemwijziging duizenden mensen raakt, is dat besef essentieel.

Vervolg: versterken, verdiepen, overdragen

Ook in de rest van 2025 blijf ik betrokken bij de verdere optimalisatie van HR processen, kennisoverdracht binnen het team en de versterking van de samenwerking tussen HR en IT.