Geschreven door: Anna Cramer, HX professional bij Rvdb

In deze case lees je hoe Anne bij Eye Care als interim HR medewerkster bijdroeg aan het waarborgen van stabiliteit in het HR team in een periode van onderbezetting. Met een hands-on aanpak, brede inzetbaarheid en oog voor samenwerking ontstond er meer rust in het team, werden achterstanden beperkt en bracht ik structuur aan in een Learning & Development project. 

De uitdaging 

De aanleiding voor de opdracht bij EyeCare was heel concreet: het HR-team had extra handjes nodig doordat éénmedewerker was vertrokken en een andere collega een maand op vakantie was. In een organisatie met circa 1200 medewerkers loopt het HR-werk altijd door, juist als de bezetting tijdelijk lager is.

Wat het extra uitdagend maakte, was dat EyeCare (nog) geen HR-systeem had. Daardoor moest veel handmatig wordenverwerkt en vastgelegd, en stapelt werk zich in drukke periodes sneller op. Het team had behoefte aan iemand die snel konmeedraaien, werk kon overnemen en zo de basis draaiende hield.

Rol en aanpak

Mijn opdracht was geslaagd als ik zoveel mogelijk kon oppakken van het werk dat er lag, zodat het team werd ontlast en processen konden blijven doorlopen. Ik draaide vooral mee op de HR-administratie en kreeg daardoor in korte tijd met veel verschillende onderwerpen te maken. Dit was leerzaam, juist omdat ik nog weinig HR-ervaring had.

Daarnaast had ik aangegeven dat ik interesse heb in Learning & Development. Doordat ik me uitgesproken hebben kon ik eenproject oppakken om structuur aan te brengen en een overzicht te creëeren in welke studenten welke diploma’s hebben behaald.

Mijn aanvliegroute was om vanaf het begin te laten zien dat ik breed inzetbaar was en graag wilde leren. Ik bood actief hulp aan, haakte aan zodra ik zag dat ik bij een onderwerp kon ondersteunen en gaf het ook aan wanneer ik iets interessant vond,zodat ik, zodra er ruimte was, mee kon helpen.

Dat paste goed bij EyeCare: er gebeurt veel, er ligt altijd werk, en extra ondersteuning is op meerdere plekken welkom. Door proactief taken op te pakken en goed af te stemmen met het team, kon ik snel waarde toevoegen.

HX in de praktijk – mensgericht werken

Ook in een ondersteunende HR-rol zit Human Experience in de dagelijkse samenwerking. Voor mij betekende dat vooral: benaderbaar zijn, luisteren en helder terugkoppelen. In een periode met hoge werkdruk helpt het als collega’s weten waar zeaan toe zijn, wat ik oppak, wat af is en wat nog volgt.

Daarnaast probeerde ik zo veel mogelijk aan te sluiten bij wat het team nodig had: niet overnemen om het overnemen, maar zorgen dat mijn inzet rust en overzicht bracht.

Behaalde resultaten

In 2,5 maand realiseerde ik:

1. Continuïteit in de HR-administratie in een periode van onderbezetting (o.a. contracten, ziekmeldingen, werkgeversverklaringen en ondersteuning bij langdurig verzuim).
2. Meer rust en minder achterstand binnen het HR-team door werk actief over te nemen en proactief mee te bewegen op wat er nodig was.
3. Structuur en overzicht voor het L&D-team: inzichtelijk gemaakt welke studenten welke diploma’s en benodigdedocumenten hebben, en waar nog acties nodig waren.
4. Een concreet plan van aanpak om dit L&D-overzicht in de toekomst structureel bij te houden.

Inzichten en impact

Deze opdracht heeft mij laten zien hoe snel je je een rol eigen kunt maken als je hands-on instapt en durft te leren in depraktijk. Doordat EyeCare (nog) geen HR-systeem heeft, is administratie niet “iets erbij”, maar de basis waarop alles leunt. Juist daardoor merkte ik hoe belangrijk het is om vanaf dag één overzicht te creëren, prioriteiten te stellen en duidelijk terug te koppelen. Dat gaf niet alleen mij houvast, maar vooral ook het team.

Qua impact heb ik in een drukke periode gezorgd voor stabiliteit en ontlasting: HR-processen konden blijven doorlopen en erontstond merkbaar meer rust en minder achterstand. Daarnaast bracht het L&D-project iets blijvends: niet alleen een opgeschoond overzicht, maar ook een manier om dit structureel bij te houden zodat collega’s er na mijn vertrek mee verder kunnen.