Geschreven door: Giulia Hiddinga, HX professional bij Rvdb

IIn deze business case lees je hoe Giulia als interim HR Officer bij een non-food productiebedrijf in korte tijd orde bracht in een HR-administratie die was vastgelopen. Door handmatige processen te automatiseren, handleidingen te schrijven en het HR-systeem beter te benutten, nam de werkdruk af en vonden mijn collega’s eindelijk de rust om hun werk goed te doen. 

Ik kwam binnen omdat een HR-collega was uitgevallen en er een gat ontstond in de dagelijkse HR-werkzaamheden. De HR-manager deed zelf nog veel administratie, taken waren blijven liggen en het team was op zoek naar een nieuwe manier van werken. Mijn opdracht was tweeledig: het gat opvullen en tegelijk meedenken over hoe de HR-functie er structureel beter uit kon zien. 

De uitdaging 

Het bedrijf had een fabrieksvloer met productiemedewerkers en een kantoor van zo’n 50 mensen direct ernaast. De HR-afdeling bestond uit een manager, een HR-assistent en een medewerker die aan het re-integreren was en de taken waren versnipperd. Wat meteen opviel: veel administratie was puur handwerk. Knip-en-plakwerk tussen Excel-bestanden, meervoudige controles op dezelfde informatie, brieven die telkens opnieuw werden opgemaakt. Het systeem werkte, maar lang niet optimaal. De werkdruk was hoog en mensen zaten klem in routines die meer tijd kostten dan nodig was. 

Rol en aanpak

Ik begon met de taken die waren blijven liggen en werkte die systematisch weg. Al snel zag ik patronen: processen die handmatig liepen terwijl automatisering voor de hand lag. Ik pakte dat op. Ik richtte Excel-bestanden zo in dat formules het rekenwerk overnamen. Ik dook in het HR-systeem, volgde beschikbare trainingen en ontdekte mogelijkheden die het team nog niet gebruikte: automatisch brieven opmaken op basis van systeemgegevens, dashboards bouwen en rapportages draaien. 

Alles wat ik verbeterde, legde ik vast in een handleiding en liep ik door met de collega’s. Niet alleen zodat zij het konden overnemen, maar ook zodat ze het begrepen en er vertrouwen in kregen.  

HX in de praktijk – mensgericht werken

Slimmer werken begint bij mensen, niet bij systemen. Collega’s die al jaren op dezelfde manier werkten, veranderen niet vanzelf van werkwijze, ook niet als de nieuwe manier objectief beter is. Wat hielp: laten zien wat het oplevert. Niet als abstracte belofte, maar concreet. Als ik een proces sneller had gemaakt, liet ik zien hoeveel tijd dat scheelde. 

De handleidingen waren daarin belangrijk: mensen konden zelf terugkijken en hoefden niet op hun geheugen te vertrouwen. Dat verlaagde de drempel om de nieuwe manier echt te gaan gebruiken. Kennisdeling was voor mij geen bijproduct van de opdracht; het was onderdeel van hoe ik werkte. 

Behaalde resultaten

In deze opdracht realiseerde ik: 

• Wegwerken van achterstallige HR-administratie en herstel van de dagelijkse procesflow 

• Automatisering van handmatige taken in Excel, waardoor overbodige controles en dubbel werk zijn verdwenen 

• Implementatie van automatisch brieven opmaken vanuit het HR-systeem 

• Opzet van dashboards en rapportages zodat het team informatie zelfstandig kan ophalen 

• Handleidingen voor alle verbeterde processen, direct toepasbaar door collega’s 

• Merkbaar lagere werkdruk in het HR-team 

Inzichten en impact

Wat ik meeneem: buiten de gebaande paden kijken loont. HR-systemen werken overal een beetje op dezelfde manier. Als je begrijpt hoe een systeem werkt, zie je ook wat er nog meer mee kan. Die kennis zet ik voortaan direct in en ik deel hem ook direct. Want een verbetering die alleen jij kent, heeft maar half zoveel waarde. 

De impact was voelbaar. Collega’s vonden rust. Niet omdat de werkdruk magisch verdween, maar omdat ze hun werk beter konden organiseren en minder tijd kwijt waren aan onnodige handelingen. Dat merk je in hoe mensen op hun werk staan.