Organisatiecultuur: Het ongrijpbare grijpbaar maken

Geschreven door: Maaike van der Scheer, augustus 2023

“Cultuur is overal. Doe je daar als bedrijf niets mee, dan gaat de bedrijfscultuur met jou aan de loop in plaats van andersom.” stelt corporate antropoloog Walter Faaij (Trends in HR, 2020). Zeker met de huidige digitalisatie ontwikkelingen, hybride werken en het meer communiceren op afstand is het belangrijk om de organisatiecultuur niet uit het oog te verliezen.

Elk bedrijf, elk team en elke medewerker heeft met organisatiecultuur te maken. Als iedereen er mee te maken heeft zou je verwachten dat cultuur inmiddels een simpele legpuzzel geworden is in de organisatie. Maar niets is minder waar. Cultuur wordt vaak gezien als een moeilijk en abstract concept. Het concept zelf vinden veel mensen al moeilijk te vatten en als er al wel iets over cultuur op papier staat, wil dat ook niet altijd zeggen dat dat daadwerkelijk zo ervaren en doorleeft wordt.

Organisatiecultuur is vaak onuitgesproken en onzichtbaar, maar het heeft een krachtige invloed op hoe mensen presteren en op de resultaten van de organisatie. Een sterke organisatiecultuur heeft een positieve invloed op welzijn van medewerkers, helpt om de motivatie en productiviteit van medewerkers te verhogen en kan bijdragen aan het bereiken van de organisatiedoelen (Gregory et al., 2009; Zheng, Yang, & McLean, 2010; Hofstede, 2016). Een relevante vraag is dan ook hoe we die ongrijpbare cultuur grijpbaarder kunnen maken. In dit artikel bespreken we wat organisatiecultuur inhoudt, wat vaak misgaat, waarom organisatiecultuur belangrijk is en hoe organisaties hun organisatiecultuur tastbaarder kunnen maken.

De ongeschreven regels

Laten we beginnen bij het begin. Hoe definiëren we het begrip organisatiecultuur? De literatuur zegt het volgende: Organisatiecultuur omvat de basiswaarden, overtuigingen, normen en gedragingen van een organisatie. Het is de som van alle gedeelde denkwijzen,overtuigingen, gewoonten, attitudes, en tradities die de manier bepalen waarop mensen met elkaar omgaan en hoe ze handelen in de organisatie. Het zijn de ongeschreven regels binnen de organisatie. Die ongeschreven regels vormen de basis voor beslissingen en het oplossen van problemen, maar ze leren nieuwe medewerkers bijvoorbeeld ook welk gedrag van hen verwacht wordt.

Wat gaat vaak mis?

We zien dat bedrijven het moeilijk vinden om de juiste knoppen te identificeren als het gaat om organisatiecultuur of ze weten niet welke kant ze die moeten opdraaien. Dit kan voor problemen zorgen, aangezien er zonder zichtbare organisatiecultuur geen duidelijke normen en waarden zijn voor de medewerkers om zich aan te houden.

We willen je graag meenemen in een aantal valkuilen als het gaat om het neerzetten van de organisatiecultuur. Het gaat hierbij veelal om organisaties die een poging doen om een sterke cultuur te bouwen, maar hierin niet het gewenste resultaat bereiken.

Top-down opgelegde waarden
Met waarden die vanuit de directie of het MT geïnitieerd worden is in principe niks mis. Waar het wel misgaat is het moment waarop die waarden bedacht en opgelegd worden zonder het personeel daarin mee te nemen. De kernwaarden van de organisatie hangen op de muur bij de receptie, staan op de website en er hangt een mooie poster, maar ze worden niet zo ervaren in de organisatie. 80% van de bedrijven heeft kernwaarden, maar bij bijna geen één bedrijf worden die kernwaarden daadwerkelijk geleefd. Kernwaarden worden vaak té ingewikkeld of té algemeen opgesteld. Zo is de waarde “transparantie” bijvoorbeeld heel moeilijk om echt goed uit te leven. Het is makkelijk om transparant te zijn als het goed gaat met het bedrijf, de cijfers positief zijn en medewerkers het naar hun zin hebben. Het is alleen een stuk moeilijker om ook daadwerkelijk transparant te zijn als het slechter gaat in het bedrijf.

Een pingpongtafel neerzetten
Even een potje pingpongen of tafelvoetballen? Een goed idee voor een korte pauze, om concentratie te vergroten en om plezier en luchtigheid te stimuleren op werk. Toch gaat het neerzetten van een pingpong tafel je niet helpen om een goede cultuur te creëren of de juiste mensen aan te trekken. Als medewerkers niet de vrijheid en veiligheid voelen om te gaan pingpongen, of het bedrijf die vrijheid niet geeft door bijvoorbeeld tijden voor gebruik af te spreken, heeft zo’n pingpongtafel niet het gewenste effect. Hoewel het uitnodigt tot informele interactie, is het niet genoeg om een duurzame omgeving te creëren waarin medewerkers betrokkenheid en motivatie ervaren.

De pingpongtafel wordt hier gebruikt als metafoor en laat zien wat veel misgaat in organisaties. Er worden initiatieven bedacht, maar het wordt vervolgens bijna onmogelijk gemaakt om er gebruik van te maken doordat de verschillende waarden in de organisatie elkaar tegenspreken.

Gebrekkige communicatie
Een valkuil die ook vaak voorbijkomt als we het hebben over organisatiecultuur is dat er niet voldoende communicatie is in de organisatie over de gewenste cultuur en het, daarmee in lijn, gewenste en verwachtte gedrag. Organisaties hebben vaak het idee dat ze veel en duidelijk communiceren, maar in de praktijk zien we dat dat vaak niet zo is. Ook als het gaat om de cultuur binnen de organisatie. Er zijn altijd mensen afwezig bij de presentatie en er zijn altijd mensen die net die ene mail over het hoofd zien of niet lezen. Om kernwaarden te laten leven in de organisatie en om een sterke cultuur te bouwen is het belangrijk om duidelijk te communiceren wat de gewenste cultuur is. Dat blijft niet bij ‘een’ keer communiceren. Het moet in alles blijven terugkomen.

Waarom is aandacht voor cultuur belangrijk?

Organisatiecultuur is niet alleen belangrijk voor het welzijn van de medewerkers, maar ook voor de resultaten van de organisatie. De cultuur kan verschillende aspecten van de organisatie beïnvloeden.

Een goede organisatiecultuur biedt medewerkers een veilige omgeving waarin ze zich op hun gemak voelen en ze kunnen leren, experimenteren en hun competenties kunnen ontwikkelen. Aandacht voor een open en eerlijke communicatie tussen medewerkers en leidinggevenden, leidt tot een betere werksfeer en verbetert de samenwerking tussen medewerkers (Van den Steen, 2010). Een cultuur van respect, waardering en vertrouwen, met ruimte voor creativiteit, innovatie en samenwerking helpt bij het verhogen van de productiviteit van een team. Een goede organisatiecultuur stimuleert medewerkers om nieuwe ideeën en initiatieven uit te proberen wat leidt tot meer innovatie en verbetering van de prestaties (Nguyen et al., 2019; Hofstede, 2016).

Organisatiecultuur heeft daarnaast een direct effect op het verloop binnen de organisatie. Een positieve organisatiecultuur kan leiden tot lagere verloop cijfers (Dyer, 2017; Brislin, 2017). Een belangrijk punt dus voor organisaties in tijden van hoog verloop en arbeidsmarktkrapte. Tegelijkertijd kan een negatieve organisatiecultuur, die gebaseerd is op gebrek aan waardering en respect of ervaren onderdrukking leiden tot een hoger verloop. Een organisatiecultuur kan ook leiden tot een hoger verloop als er een gebrek is aan duidelijke doelen, waardering en stimulans. Wanneer medewerkers zich verbonden voelen met hun werk en de organisatie, zijn ze gemotiveerder en meer geneigd om zich in te zetten voor hun werk en hun taken op tijd uit te voeren (Zheng, Yang, & McLean, 2010). Dit draagt bij aan het behalen van de doelen binnen de organisatie.

Hoe maak je de cultuur tastbaarder?

Aan de slag dus met het bouwen van een sterke cultuur… maar hoe? Elke organisatie, en daarmee elke organisatiecultuur is anders. Toch zijn er een aantal overkoepelende punten die belangrijk zijn in het identificeren en versterken van de cultuur in de organisatie. Namelijk het fundament en het gedrag wat daarbij hoort.

Het fundament
Het fundament bestaat uit de missie, visie en de kernwaarden van de organisatie. Die moeten helder zijn en duidelijk gecommuniceerd worden naar alle medewerkers en andere stakeholders. Het geeft medewerkers de eerste handvatten om te weten wat belangrijk is binnen de organisatie en welk gedrag van ze verwacht wordt. Het is goed om te blijven peilen of de koers voldoende bekend is binnen de organisatie en wat eventueel nodig is om meer bekendheid aan het fundament te geven zodat het doel en de richting van de organisatie duidelijk zijn.

Is een van deze factoren nog niet helder? Ga ermee aan de slag. Kijk wat je als organisatie belangrijk vindt en organiseer bijvoorbeeld een focusgroep of bijeenkomst om de belangrijkste waarden binnen de organisatie vast te stellen. Het is belangrijk om input te krijgen van medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie.

Het gedrag

Open communicatie:
Open communicatie is essentieel voor een sterke organisatiecultuur. Moedig medewerkers aan om hun ideeën en meningen te delen en feedback te geven. Communiceer over de organisatiecultuur door middel van nieuwsbrieven, intranet of sociale media. Door regelmatig te communiceren over de cultuur, blijft deze voor medewerkers on top of mind en blijven zij gemotiveerd om zich naar die cultuur te gedragen. Geef medewerkers concrete handvatten voor gedrag door succesverhalen te delen over gedragingen die de cultuur versterken.

Bevorder samenwerking en een cultuur van vertrouwen en respect:
Samenwerking is een van de sleutels tot een succesvolle organisatiecultuur. Stimuleer medewerkers om samen te werken en ideeën uit te wisselen. Focus daarbij op respect, waardering en vertrouwen. Zorg voor een goede en open communicatie, geef erkenning aan je medewerkers en zoek eventueel naar passende beloningen.

Blijven leren en ontwikkelen:
Bevorder een leeromgeving binnen de organisatie. Stimuleer medewerkers om nieuwe vaardigheden en kennis aan te leren en zich te blijven ontwikkelen. Geef medewerkers daarnaast de ruimte om proactief in te spelen op problemen en uitdagingen. Dit leidt tot meer innovatie. Heb aandacht voor psychologische veiligheid en creëer een cultuur waarin medewerkers zich veilig voelen om fouten te maken, hulp te vragen en zich verder te ontwikkelen.

Dit kan worden gedaan door middel van opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s, mentorschap en andere activiteiten.

Maak gebruik van een leerplatform. Een leerplatform biedt een centrale plek waar medewerkers toegang hebben tot opleidingsmateriaal, cursussen, webinars, video’s en andere leermiddelen. Het biedt ook een platform voor medewerkers om met elkaar te communiceren en kennis uit te wisselen.

Mentors/buddy’s. Mentorschap biedt medewerkers de kans om te leren van ervaren collega’s en leidinggevenden. Het biedt ook een kans om nieuwe ideeën te ontwikkelen en te leren hoe je effectief kunt samenwerken.

Stimuleer teambuilding. Teambuildingactiviteiten helpen medewerkers om beter met elkaar te communiceren, samen te werken en hun vaardigheden te verbeteren. Door teambuildingactiviteiten te organiseren, kunnen medewerkers leren hoe ze hun kennis en vaardigheden kunnen gebruiken om samen te werken aan een gemeenschappelijk doel.

Laat hierin zien dat de organisatie dit zelf ook belangrijk vindt. Door regelmatig feedback op te halen bij medewerkers, door bijvoorbeeld een Engagement & E-NPS (employee net promotor score) survey, laat je zien dat feedback vagen, daar iets mee doen en blijven ontwikkelen voor de organisatie belangrijk is.

Beloon het gewenste gedrag:
Cultuur wordt zichtbaar in gedrag. Om een sterke organisatiecultuur te bouwen is het belangrijk om gewenst en passend gedrag te simuleren bij medewerkers. Dit kan door het gedrag te herkennen, te benoemen en de medewerker hiervoor erkenning en waardering te geven. Door positief gedrag te belonen, stimuleert de organisatie dit gedrag bij medewerkers. Zo worden er bij Rvdb bijvoorbeeld elk kwartaal wisseltrofeeën uitgereikt. Voor elke kernwaarde bij Rvdb is er een wisseltrofee. Ieder kwartaal worden die trofeeën uitgereikt aan medewerkers die in dat kwartaal gedrag hebben laten zien wat passend was bij een van de kernwaarden. Compleet met argumentatie en ten overstaan van de gehele organisatie. Op die manier worden er elk kwartaal een aantal medewerkers in het zonnetje gezet door collega’s.

Wil jij aan de slag om een sterke organisatiecultuur te creëren, maar twijfel je nog wat er in jouw organisatie nodig is? Je kan altijd vrijblijvend contact opnemen met ons. We denken graag met je mee vanuit onze expertise.