Project Administrateur
Jouw carrière in administratie met impact
Dit is je uitdaging
Als Projectadministrateur zorg jij dat alles klopt. Jij bent verantwoordelijk voor het controleren van alle projectgegevens en verwerken van de uren die onze Interim Professionals, Consultants en Freelancers schrijven tijdens hun opdrachten bij klanten.
Niet alleen de uren, maar ook de juiste verwerking van de opdrachten zelf valt onder jouw taken. Je haalt de informatie uit ons CRM-systeem en vertaalt deze naar Yoobi, ons administratiesysteem . Deze uren vormen de basis voor onze facturatie: zonder jou geen correcte factuur.
Maar je doet meer dan dat. Jij bent hét aanspreekpunt voor alles rondom urenregistratie en systeemgebruik, beheert je eigen inbox en die van de projectadministratie, en onderhoudt contact met externe partijen over projectinformatie. Je bewaakt processen, werkt ze uit en verbetert ze continu. Samen met het Finance-team zorg je voor rust, overzicht en structuur in de administratie
Over de rol
Je wordt onderdeel van het Finance team, dat bestaat uit: Jorrit (Head of Finance), Laurens (Assistant Controller) en Els (Finance medewerker). In dit gezellige team ben jij de schakel tussen administratie, facturatie en operatie. Je hebt een ondersteunende maar onmisbare rol.
De functie komt vrij omdat Caroline, onze huidige Project Administrateur, binnenkort met pensioen gaat. Jij neemt haar rol over en zij zal je zorgvuldig inwerken, zodat je een fijne start kunt maken.
Wat je doet:
- Je beheert de volledige urenadministratie in Yoobi, controleert geschreven uren en bent hét aanspreekpunt voor tijdschrijvers, Talent Managers en externe klanten.
- Je verzorgt de facturatievoorbereiding, verwerkt mutaties en springt waar nodig bij in het zelf opstellen van facturen.
- Je houdt de inboxen van uren- en projectadministratie bij, inclusief je eigen mailbox, en zorgt dat vragen en acties tijdig worden opgevolgd.
- Je voert projectadministratie in de breedste zin: van planning tot documentatie en contact met externe partijen.
- Je geeft maandelijks uitgebreide Yoobi training (online) aan nieuwe collega’s over het juist registreren in de planning en timesheet.
- Je bewaakt openstaande posten binnen het debiteurenbeheer, belt klanten na en zorgt voor heldere opvolging.
- Je stelt procesbeschrijvingen op en actualiseert deze waar nodig; altijd met oog voor verbetering.
Wat je kunt verwachten
- Impact maken vanuit jouw kracht: structuur en overzicht
- Werken in een dynamische omgeving met veel eigen verantwoordelijkheid
- Ruimte om processen te verbeteren en te optimaliseren
- Samenwerken met een fijn en ervaren team binnen Finance
- Contact met allerlei mensen binnen én buiten Rvdb
Over Rvdb
Rvdb is al 30 jaar een toonaangevende HR-dienstverlener. Met meer dan 140 collega’s bouwen we aan de toekomst van HR; of liever gezegd: van Human Experience. Want werk draait voor ons om mensen, niet alleen om processen.
We zijn een pionierende organisatie met een informele sfeer en veel ruimte voor persoonlijke groei. Vanuit onze missie zetten we ons dagelijks in om menselijkheid en impact in het werk te brengen voor onze klanten én voor elkaar.
Wat we bieden
- Een bruto maandsalaris tussen de €2.588 en €3.698 (o.b.v. 40 uur)
- Dit is de reguliere salarisschaal voor deze functie. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld wanneer je al zeer ervaren bent of doorgroeit naar de rol van Systeem Specialist, kan dit uitkomen in een hogere schaal van €2.963 tot €4.233 (o.b.v. 40 uur).
- De vacature is voor 28 – 32 uur
- Reiskostenvergoeding van € 0,23 per km en/óf volledige OV-vergoeding
- 27 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur)
- Flexibele werktijden en deels thuiswerken (maandag is onze teamdag, dus zien we je graag op kantoor)
- Een werkgever die zich focust op vitaliteit, verbinding en ontwikkeling
- Een fijne werkplek op ons kantoor in Amsterdam, direct naast de Arena.
Wat we vragen
- Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in administratie, finance of projectondersteuning;
- Ervaring in een administratieve rol met focus op urenregistratie of facturatie. En aansluitend ervaring met Excel en administratieve systemen;
- Ervaring met Yoobi is een pré;
- Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, zonder het overzicht te verliezen;
- Je hebt goede communicatievaardigheden en schakelt makkelijk met verschillende mensen.