26 January 2021, written by Jan Schenkels

Wellbeing op de digitale werkvloer: dit kan jouw bedrijf doen



Het is weer de tijd van het jaar waarin het welzijn een groot thema is bij zowel organisaties als de medewerkers zelf. Nieuwjaarsresoluties en doelen worden opgesteld, er wordt fanatiek bewogen en we doen met z’n allen aan Dry January. Dit alles voor de mentale boost die iedereen maar al te goed kan gebruiken in deze koude wintermaanden na kerst. Maar hoe zorgen we ervoor dat we ons goed blijven voelen? Zeker gezien het feit dat corona ons voorlopig nog in de thuiswerksetting houdt is dit een vraagstuk waar vele HR managers al dan niet creatief mee bezig zijn. Hier zijn een aantal tips en tricks die jouw bedrijf wellicht kunnen helpen om het welzijn in tijden van corona in stand te houden.

 

Besef dat er verschillende typen welzijn bestaan
 

Allereerst is het belangrijk om het begrip ‘wellbeing’ – of welzijn – te begrijpen. Want wat verstaan we nou precies onder welzijn? Het feit dat zoveel verschillende wetenschappelijke studies dit begrip hebben ontleed toont aan dat niet elke werkgever een duidelijk antwoord heeft op deze vraag. Welzijn is een namelijk zeer ruim begrip en kan opgedeeld worden in sociaal, fysiek en psychologisch. Wanneer je deze verschillende typen welzijn begrijpt en kan onderscheiden, dan kan je daar ook gemakkelijker beleid op maken. Bijvoorbeeld, sociaal welzijn gaat om erkenning en waardering en kan beïnvloed worden door de medewerker vertrouwen te geven en rekening te houden met thema’s zoals diversiteit en inclusie. Fysiek welzijn is extra van belang in deze tijd en kan o.a. verbeterd worden door voedingstips te verlenen en online workouts mogelijk te maken. Ten slotte raakt het psychologische welzijn de mentale toestand van de medewerker. Het verlenen van rustmomenten, meditatietrainingen of het priotiseren van een gezonde work-life balance zijn manieren om hier als manager invloed op uit te oefenen. Het vervolg van deze blog zal verder inzoomen op deze typen welzijn.

 

Garandeer een perfecte werkplek

 

Een van die factoren waar jouw organisatie invloed op kan hebben is de werkplek van de medewerker. Het is maar al te belangrijk de medewerker in staat te stellen om thuis even productief – zo niet productiever – te zijn als op het kantoor. De werkplek is daar een uitermate belangrijke factor in. Gelukkig zijn er veel studies gedaan naar de elementen die hier een positieve invloed op hebben. Voorbeelden hiervan zijn een opgeruimd bureau, een complete werkuitrusting (inclusief een tweede scherm en een geluidsdichte koptelefoon), een comfortabele bureaustoel en een bureau dichtbij het raam (daglicht). Daarbij komen meubels die fysieke inspanning mogelijk maken, zoals sta bureaus, steeds vaker voor. Verder kan een bureauplant wonderen doen.

Organisaties willen hun medewerkers dan ook graag helpen om een dergelijke werkplek te realiseren. Daarom stellen werkgevers een thuiswerkbudget beschikbaar die werknemers kunnen gebruiken om hun werkplek een ‘upgrade’ te geven. Dit budget verschilt per bedrijf en ligt meestal tussen €200 - €1.000. Challenges zoals ‘Deel een foto van jouw perfecte thuiswerkplek’ kunnen er daarbij voor zorgen dat de medewerker ook daadwerkelijk gebruik maakt van dit budget. Bij Rvdb hebben we zelfs een medewerker die met iedereen van de organisatie belt voor een werkplek-check.
 

Houd iedereen betrokken


Een andere factor die extra belangrijk wordt in deze veranderde werksituatie is om het team betrokken te houden. Iedere medewerker kan thuis werken, maar het mag niet zo zijn dat hij of zij zich minder betrokken voelt bij de organisatie. Onderzoek toont tevens aan dat gewaardeerde, betrokken medewerkers gelukkiger zijn en meer dan twee keer zo productief zijn als hun minder betrokken collega’s.

Een van de dingen die jouw bedrijf kan doen om hiervan op de hoogte te zijn, is het regelmatig versturen van enquêtes, waarin je de medewerkers om feedback vraagt op hoe het bedrijf omgaat met deze situatie. Verder zorgen veel bedrijven ervoor dat de gebruikelijke bedrijfsbijeenkomsten - zoals teamlunches -en borrels - nog steeds plaatsvinden, op een digitale manier. Binnen Rvdb worden er daarnaast lijsten gemaakt om 'corona-proof', verbindende ideeën te verzamelen – met behulp van de tool ‘Miro’ - en worden er speciale taskforces opgezet om deze ideeën om te zetten in realiteit. Eerder hebben we al een succesvolle digitale bingo en pubquiz georganiseerd en op dit moment zijn we zelfs bezig met de digitale eventkalender van 2021. ‘Kahoot business’ en ‘Mentimeter’ zijn handige tools die gebruikt kunnen worden om deze teamevents op een leuke manier boeiend te houden.

Ook het opstellen van bepaalde challenges die uitgevoerd moeten worden in bedrijfsteam is een uitstekende en veelvoorkomende manier om het bedrijf ‘engaged’ te houden en (digitaal) samen te brengen. Binnen Rvdb doen we dat door zogeheten Vitchallenges, gericht op wellbeing en vitaliteit. Teamleden kunnen punten scoren op het aantal stappen wat ze dagelijks zetten, groentes dat ze in een week eten, ademhalingsoefeningen die ze doen, en ga zo maar door. Het team dat gezamenlijk het meeste scoort krijgt een prijs tijdens de prijsuitreiking die elk kwartaal in een videobijeenkomst wordt georganiseerd. We zitten momenteel in het tweede kwartaal van de Vitchallenge en het is tot zover een succes te noemen.

Ben jij een leidinggevende van een bedrijfsteam en zoek je naar manieren om jouw teamleden op afstand te engageren? Houd de gewoontes van het kantoor dan in stand door de dag te lanceren met een team stand-up via jouw online videotool. Tijdens dit korte overleg (niet meer dan 30 minuten) moet elk teamlid zijn of haar top 3 prioriteiten voor de dag aangeven en eventuele blokkades of vragen bespreekbaar maken. Zo is iedereen binnen het team ook in deze thuiswerksituatie op de hoogte van waar men mee bezig is en houd je de onderlinge betrokkenheid in stand. Een gezamenlijk projectmanagement board, met tools als ‘Microsoft Planner’, ‘Trello’ of ‘Asana’, kan dit op een efficiënte manier ondersteunen.

 

Online bewegen, mediteren en rust
 

Je houdt jouw bedrijfsteam natuurlijk ook betrokken met gezamenlijke yogamomenten, workouts of meditatiesessies. Deze activiteiten kunnen ook gewoon digitaal mogelijk gemaakt worden en leveren tevens een grote bijdrage aan het fysieke en psychologische welzijn van de medewerkers. Misschien zit er wel een yogadocent onder jouw medewerkers, of heeft er iemand grote affiniteit met fitness? Empower die persoon en vraag hem of haar om een uurtje in de week op zich te nemen voor zo’n sessie. Heeft jouw organisatie deze medewerker niet of is er geen animo? Dan zijn er natuurlijk ook veel online experts op het internet te vinden die wekelijks in te huren zijn.

 

Nog toegankelijker zijn de workouts, yoga- en meditatieoefeningen die allemaal op  YouTube te vinden zijn. Zoek bijvoorbeeld eens op ‘Yoga with Kassandra’, ‘Guided breathing meditation with Kim Eng’ en ‘HIIT workout with Pamela Reif’. Deze zijn voornamelijk gericht op het individu, maar natuurlijk ook in groepsverband mogelijk, wanneer de betreffende video gedeeld wordt in de online videoconferentie.


Naast een dagelijks uurtje sporten of mediteren is het maar al te belangrijk om een uurtje ‘rust’ te garanderen voor de medewerkers. Medewerkers nemen hier vaak zelf al initiatief in door hun pauzes in hun agenda te blokken, maar als bedrijf kan je hier ook wat aan doen. Zo heeft de Gemeente Utrecht de regel dat medewerkers niet achter een beeldscherm mogen zitten en elkaar niet mogen bellen in de verplichte pauze van 12.00 tot 13.00. Andere organisaties, waaronder Rvdb, motiveren hun weknemers om een ommetje te maken om de medewerker op die manier ‘weg te trekken’ van het beeldscherm.

 

Erken de mogelijk veranderende rol van en relatie met je medewerker

 

Tenslotte is het uitermate belangrijk om jezelf als werkgever of manager af te vragen of de werknemer de rol aankan en op een gezonde manier kan uitvoeren, zeker nu de werksituatie is veranderd. Dit is een vraag die een medewerker vaak lastiger aan zichzelf kan stellen. Is de medewerker gewend om nauw samen te werken met het team of heeft hij baat aan extra controle om zich goed in zijn vel te voelen? Wees er als leidinggevende dan van bewust dat deze coronasituatie op deze vlakken extra uitdagingen met zich meebrengt en pas je managementstijl hierop aan. Plan bijvoorbeeld meer (digitale) contactmomenten in met de medewerker of hou een gezamenlijk projectmanagement board bij. Zoek jij hulp om jouw performance management stijl verder te verbeteren of ben je benieuwd hoe Rvdb tegen dit thema aankijkt. Bezoek dan eens onze Performance Management pagina.

 

Hopelijk werken deze tips en best practices voor jouw inspiratie of brengen ze je op nieuwe inzichten. Heb jij tips uit jouw werkomgeving die je graag met ons wilt delen? Maak dan een account aan in RAY – de HR community van Nederland – en inspireer jouw vakgenoten in het forum of middels je eigen blog! Ook wij zullen je hier blijven voorzien van onze laatste tips & tricks.

 

GA HIER NAAR RAY